Resum per a qui va amb pressa: gairebé totes les solucions de signatura electrònica prometen el mateix—validesa legal, estalvi de paper i rapidesa—i gairebé totes ho compleixen. Però van ser dissenyades per a escenaris molt diferents: algunes per a clients que signen contractes per correu electrònic, altres per a despatxos d'advocats que gestionen expedients i molt poques per a empleats de primera línia que no tenen correu corporatiu ni volen recordar una contrasenya. Aquesta guia us ajuda a entendre els diferents tipus de signatures i on encaixa OmmnioSign, segons qui necessiti signar documents a la vostra empresa.
En comparar solucions de signatura electrònica, la temptació és marcar la casella de la validesa legal: És una signatura electrònica avançada? Compleix l'eIDAS? Genera un registre d'auditoria? I la resposta hauria de ser «sí» per a gairebé totes. Aquesta comparació mesura si la signatura és vàlida, no si la vostra gent realment podrà signar.
I aquesta diferència ho és tot quan una part significativa de les persones que han de signar el contracte, el formulari de lliurament de l'EPI, la política de prevenció de riscos laborals i l'informe de treball treballen fora d'una oficina. Una signatura legalment impecable que un treballador no pot completar perquè requereix una adreça de correu electrònic que no té, a la pràctica, val menys que res.
La manera útil de comparar no es basa en la validesa legal (que es dóna per descomptada), sinó en el perfil d'usuari objectiu: per a qui s'ha dissenyat cada producte i quina fricció de signatura resol millor. Repassem les categories.
El certificat FNMT o el DNI electrònic. La signatura qualificada per excel·lència, que ofereix el nivell més alt de garantia legal.
Quan utilitzar-lo: tràmits amb administracions públiques, poders notarials i procediments judicials que requereixen una signatura qualificada per llei.
El seu inconvenient: instal·lar un certificat, recordar on és i utilitzar-lo en un telèfon mòbil és un gran obstacle per a qualsevol persona que no ho faci diàriament. Si demaneu a un repartidor o a un treballador de fàbrica que signi un rebut amb un certificat digital, us convé més tornar al paper. És la forma de signatura més segura, però alhora, la menys accessible per als treballadors de primera línia.
L'estàndard del sector per enviar un document a algú perquè el signi a distància. Potent, conegut i fàcil d'integrar.
Quan té sentit: quan es signa amb tercers que tenen correu electrònic i un ordinador — un client que accepta un pressupost, un proveïdor que signa un acord de confidencialitat (NDA), o una transacció B2B.
El seu punt cec: la seva lògica es basa en una premissa que no sempre es compleix des del principi: que el signant tingui un canal de contacte digital (un correu electrònic o un número de mòbil verificable) al qual es pugui enviar el document. Et cobren per document o per enviament, un model que resulta car quan has de fer que 300 persones signin la mateixa pòlissa cada any. I l'experiència encara es redueix a «obre aquest enllaç que t'he enviat», la qual cosa assumeix una safata d'entrada que l'empleat de primera línia no revisa.
Moltes suites de RRHH i portals d'empleats incorporen la seva pròpia funcionalitat de signatura per a la nòmina i la documentació laboral.
Quan té sentit: per al personal d'oficina que ja inicia sessió al portal regularment i hi signa els documents necessaris.
El seu punt cec: hereta exactament el mateix problema que el portal. És un mecanisme de "pull": l'empleat ha d'iniciar sessió per trobar el document pendent. I ja sabem (com vam tractar en el nostre article «Portal de l'empleat vs Ommnio») que, en la pràctica, aquest «iniciar sessió per buscar» es produeix entre el 15 % i el 30 % de les vegades. El procés de signatura pot ser perfecte; el problema és que el document en realitat mai no s'obre.
Eines on la signatura no és un producte separat, sinó una altra funcionalitat dins del canal que l'empleat ja obre cada dia. La signatura va on ja és la persona, en lloc d'esperar que la persona vagi a la signatura.
Quan té sentit: quan la persona que ha de signar és a primera línia —a producció, logística, el magatzem, una botiga o una obra— i el teu repte no és la validesa de la signatura, sinó assegurar que el document es rebi i es completi.
Aquí és on entra OmmnioSign.
OmmnioSign és un producte de signatura electrònica avançada amb plena validesa legal; compleix eIDAS, PAdES, RFC 3161 i GDPR, i cada signatari rep el seu propi segell de temps qualificat de la FNMT. En altres paraules, compleix tots els requisits legals, igual que la resta. El que el diferencia són quatre característiques:
1. Signar sense informació de contacte. És l'única solució de signatura avançada que no requereix l'adreça de correu electrònic ni el número de telèfon del signant. Com que l'empleat ja està identificat dins d'Ommnio, pot signar fins i tot sense una adreça de correu electrònic corporativa, el principal coll d'ampolla que exclou la meitat de la plantilla de les altres solucions.
2. Signar just on treballen, de manera fluida. El document arriba al seu telèfon com un missatge més a l'aplicació que l'empleat ja fa servir cada dia. La primera vegada, verifiquen el seu número amb un codi OTP per SMS; a partir d'aleshores, signen fent servir el Face ID o la seva empremta dactilar. Sense contrasenyes, sense enllaços per buscar en una bústia d'entrada que mai no consulten i sense necessitat de formació.
3. Inclòs, no es cobra per signatura. Com que és una funcionalitat d'Ommnio i no un servei addicional que cal pagar, elimina el cost variable que fa pujar el preu quan s'han de signar documents repetitius amb centenars de persones.
4. Gestió dissenyada per a grans plantilles. Pots supervisar qui ha signat i qui no per ubicació o equip, enviar recordatoris només als que tenen signatures pendents i descarregar a l'instant tots els documents signats juntament amb el seu registre d'auditoria. O bé els podeu integrar amb els vostres propis sistemes per emmagatzemar-los on vulgueu, a més de la custòdia obligatòria que proporciona Ommnio com a Proveïdor de Serveis de Confiança.
Funciona tant per a ús intern (contractes, nòmines, distribució d'EPI, polítiques de seguretat i salut en el treball) com per a ús extern (acceptació de pressupostos, acords de confidencialitat, contractes de subministrament, rebuts de lliurament), perquè l'opció d'enviar per correu electrònic —com en altres serveis comparables de signatura digital— també està disponible a OmmnioSign. No volem que les empreses hagin de fer servir dos proveïdors de signatura digital si no volen.
| Signatura tradicional / plataformes de signatura | OmmnioSign | |
|---|---|---|
| Dissenyat per a | Clients o gestors amb correu electrònic i un ordinador | Treballador de primera línia |
| Requisits del signatari | Correu electrònic o número de telèfon verificable | Només cal estar registrat a Ommnio |
| Com es lliura el document | Un enllaç en un correu electrònic que potser no comproves | Notificació a l'aplicació que ja obres cada dia |
| Experiència de signatura | Certificat / credencials / enllaç | Face ID o empremta dactilar; sense contrasenyes |
| Model de preus | Per transacció o per enviament | Inclòs a Ommnio, sense comissió de signatura |
La conclusió d'aquesta taula és senzilla: la resta espera que el signant arribi al document; OmmnioSign porta el document al signant. Per a un grup que no comprova el seu correu electrònic, aquest canvi de lògica és la diferència entre signar de veritat i simplement esperar signar.
Porta aquesta llista a les vostres demostracions. Les respostes t'indicaran en quina categoria et trobes:
No hi ha una "millor" signatura en abstracte; n'hi ha una que s'adapta millor a la persona que ha de signar a la vostra empresa:
Abans de signar res, torneu a la pregunta que importa: podran signar les persones amb menys eines digitals a la seva disposició?
En una demostració de 20 minuts, us mostrarem com el vostre equip pot signar documents des del seu telèfon —sense correu electrònic ni contrasenyes— i com OmmnioSign s'integra amb les eines de signatura que ja feu servir a l'oficina.