Formularios: ¿Qué son los formularios en Ommnio?
Los formularios te permiten recopilar respuestas estructuradas de los empleados — para encuestas, coordinación, procesos y más — directamente dentro de un grupo de chat.
Los formularios en Ommnio te permiten recopilar respuestas de los empleados de una manera estructurada y organizada — reemplazando la avalancha de mensajes de "¡OK!", "Yo también" y pulgares hacia arriba que las preguntas no estructuradas generan en los grupos de chat.
Solo los Administradores de Grupos de Chat pueden publicar formularios. Los empleados que son miembros del grupo pueden responder a ellos.
¿Para qué puedes usar los formularios?
Los formularios son lo suficientemente flexibles para cubrir una amplia gama de escenarios. Aquí tienes algunos ejemplos reales:
- Encuestas y comentarios — Encuestas de compromiso de los empleados, evaluaciones de satisfacción, encuestas de clima o sondeos de opinión sobre un tema específico.
- Coordinación — Comprobar la disponibilidad del equipo para un evento, preguntar quién puede ser voluntario para un turno extra o programar revisiones médicas.
- Procesos y listas de verificación — Convertir tareas repetitivas en un formulario que los empleados completan en el momento: controles de limpieza, inspecciones de maquinaria, procedimientos de cierre de tienda.
- Concursos y envíos — Pedir a los empleados que envíen fotos, ideas o documentos para un concurso o iniciativa.
Opciones de formulario
Al crear un formulario, configuras dos ajustes importantes que controlan cómo se manejan las respuestas.
Resultados públicos o privados
- Resultados públicos — Los miembros del grupo pueden ver las respuestas de los demás, incluso antes de haber respondido ellos mismos. Esto es útil cuando la visibilidad ayuda a la coordinación. Por ejemplo, si un formulario pide 3 voluntarios para un turno de fin de semana, los empleados pueden ver si ya se ha apuntado suficiente gente antes de decidir. Importante: los resultados públicos solo están disponibles en grupos de chat abiertos. Los grupos de solo lectura no permiten ver la lista de miembros, y los formularios siguen la misma lógica.
- Resultados privados — Solo los administradores pueden ver quién respondió y qué respondieron. Usa esto cuando las respuestas sean sensibles — por ejemplo, quién se está apuntando a un chequeo médico.
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Respuestas identificadas (por defecto) — Cada respuesta está vinculada a la persona que la proporcionó. Los resultados muestran el nombre, apellidos y las respuestas de la persona. Esto es esencial cuando necesitas saber quién dijo qué — disponibilidad, inscripciones, preferencias.
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Respuestas anónimas — Las respuestas no pueden vincularse a ningún individuo. Usa esto para formularios de tipo encuesta donde el feedback sincero y sin atribución importa más que saber quién dijo qué — encuestas de compromiso, controles de clima, sondeos de opinión sensibles.
Estos dos ajustes se combinan libremente: puedes tener un formulario con resultados públicos y respuestas identificadas (transparencia total), resultados privados y respuestas anónimas (máxima confidencialidad), o cualquier otra combinación.
Cómo funcionan las respuestas para los empleados
Cuando se publica un formulario en un grupo, los empleados lo ven como un mensaje en su chat. Tocan para abrirlo, responden a todas las preguntas y lo envían. Todas las preguntas requieren una respuesta — si una pregunta podría no aplicarse a todo el mundo, incluye una opción como "N/A — No aplica" entre las opciones de respuesta.