Cómo funciona la Firma Digital en Ommnio

Ommnio ofrece una forma fluida, segura y escalable de recopilar firmas digitales, totalmente integrada en su flujo de comunicación interna. Aquí tiene todo lo que necesita saber.

¿Quién Proporciona el Servicio de Firma Digital?

Ommnio se asocia con SignRequest, un proveedor de confianza de firmas electrónicas. El tipo de firma utilizado está clasificado como "avanzada" según el Reglamento de la UE (Nº 910/2014), lo que significa que:

• Está vinculada de manera única al firmante
• Identifica al firmante
• Se crea utilizando datos bajo el control exclusivo del firmante
• Es resistente a manipulaciones: cualquier modificación posterior a la firma es detectable

Cómo Funciona con su Suscripción

• La función de firma digital es un complemento de su suscripción de mensajería de Ommnio.

• Algunos clientes tienen planes de tarifa plana que incluyen el uso de la firma, mientras que otros compran paquetes de firmas prepagados.

• Ommnio no cobra por el envío de documentos, incluso a grupos grandes.

• Una firma solo se contabiliza y se factura cuando un usuario abre el documento para firmar.

  • Si un destinatario nunca abre ni firma el documento, no cuenta para su consumo.

📌 ¿No está seguro de qué plan tiene? Póngase en contacto con nuestro equipo de ventas para recibir asesoramiento personalizado.

¿Quién Puede Enviar y Firmar Documentos?

• Solo los administradores pueden enviar documentos para su firma.
• Todos los usuarios pueden recibir y firmar documentos, si así lo desean.

Dos Formas de Enviar Documentos para su Firma en Ommnio

Ommnio le ofrece flexibilidad en la forma de recopilar firmas digitales, según sus necesidades:

Opción 1: Un Documento, Una Firma Por Copia

• Envía el mismo documento individualmente a cada destinatario.
• Cada firmante genera una copia firmada por separado.
• Ejemplo: Si envías un documento a 10 personas, recibirás 10 PDFs firmados, uno por persona.
• Ideal para contratos personales, acuerdos o confirmaciones de cumplimiento que deban almacenarse individualmente.

Opción 2: Un Documento Compartido con Múltiples Firmas

• Envía un único documento compartido para ser firmado por múltiples destinatarios.

• Todas las firmas se recopilan en el mismo archivo.

• Ejemplo: Actas de reuniones firmadas por todos los asistentes o declaraciones conjuntas.

• Cada firmante añade su firma a la misma versión, lo que facilita la gestión de los reconocimientos grupales. 

Elija la opción que mejor se adapte a sus necesidades legales u operativas; ambas están disponibles directamente desde la plataforma Ommnio.

Cómo Monitorizar las Firmas y Realizar el Seguimiento

Puede realizar el seguimiento y gestionar las firmas digitales utilizando el mismo sistema que para los “mensajes de confirmación”:

• Ver quién ha firmado y quién no
• Descargar las copias firmadas y el registro completo de evidencias
• Enviar recordatorios a los usuarios que aún no han firmado

✅ Consejo: Utilice la herramienta de firma digital de Ommnio para convertir su plataforma de chat en una potente solución de cumplimiento y flujo de trabajo documental para sus equipos de primera línea.