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Cómo notificar a un grupo cuando se envían documentos

Configura notificaciones automáticas para que tu equipo sepa en el momento en que se ha entregado un lote de documentos.

Cuando envías documentos de forma masiva utilizando una plantilla (nóminas, certificados, etc.), a menudo es importante que otras personas de la organización — tu equipo de RR. HH., un gerente, nóminas — sepan que la entrega se ha completado. Ommnio puede enviar un mensaje automático a un grupo de chat cada vez que sale un lote de documentos, para que nadie tenga que preguntar "¿ya se han enviado las nóminas?".

Esto funciona a través de DocuBot, un bot ligero que publica un mensaje de notificación en el grupo que elijas.

Antes de empezar

  • Necesitas permisos de administrador.

  • Necesitas un grupo de chat existente donde deban publicarse las notificaciones (por ejemplo, tu grupo de Recursos Humanos).

  • Esto se configura desde la versión web de Ommnio. 

Paso 1 — Instalar DocuBot

  1. Haz clic en el icono de Configuración en la esquina superior derecha.

  2. Ve a la sección de Aplicaciones.

  3. Busca DocuBot y haz clic en Instalar.

Si DocuBot ya está instalado (por ejemplo, de una configuración anterior), puedes omitir este paso.

Paso 2 — Añadir DocuBot al grupo de notificación

  1. Ve a la pestaña de Chats.

  2. Abre el grupo donde quieres que aparezcan las notificaciones (p. ej., "Recursos Humanos").

  3. Haz clic en Detalles y luego en Editar Grupo.

  4. En la sección de miembros, busca DocuBot y añádelo como miembro del grupo.

DocuBot no participa en la conversación — solo publica mensajes automatizados cuando se envía un lote de documentos.

Paso 3 — Vincular el grupo a tu plantilla

  1. Ve a la pestaña de Documentos y abre la sección de Enviados.

  2. Abre la plantilla que quieras configurar (o crea una nueva — consulta Cómo enviar documentos de forma masiva usando plantillas).

  3. En el campo Enviar informe a, selecciona el grupo donde añadiste a DocuBot.

  4. Guarda la plantilla.

A partir de ahora, cada vez que uses esta plantilla para enviar documentos, DocuBot publicará automáticamente un mensaje en el grupo seleccionado confirmando que la entrega se ha completado.

Consejos

  • Usa un grupo dedicado. Si tu equipo de RR. HH. tiene un grupo para la coordinación interna, ese es el lugar natural para estas notificaciones. Evita publicar en grupos grandes o generales — es ruido para la mayoría de las personas.

  • Un grupo por plantilla. Puedes configurar un grupo de notificación diferente para cada plantilla. Por ejemplo, las notificaciones de nóminas van al grupo de RR. HH., mientras que las notificaciones de certificados de seguridad van al grupo de Operaciones.

  • Comprueba que DocuBot siga en el grupo. Si alguien elimina a DocuBot del grupo durante una edición del mismo, las notificaciones se detendrán sin previo aviso. Si las notificaciones dejan de llegar de repente, esto es lo primero que debes comprobar.