Cómo enviar un Documento para Firma Digital en Ommnio

Para solicitar una firma digital en Ommnio, deberás seguir un proceso sencillo, pero hay algunas reglas importantes que debes tener en cuenta.

Lo que Necesitas Antes de Enviar

• El documento debe estar en formato PDF.
• Solo los administradores (administradores de grupos de chat o administradores de empresa/equipo en chats individuales) pueden enviar documentos para firma digital.
• Los usuarios regulares no pueden solicitar firmas digitales.

¿Quién Recibirá el Documento?

La solicitud de firma digital será enviada a todos los usuarios en el chat donde publiques el archivo:

• Para enviarlo a una persona, usa un mensaje directo uno a uno.
• Para enviarlo a un grupo, publícalo en el chat de grupo correspondiente.  En este caso, tienes dos opciones:
  

  1. Enviar el mismo documento individualmente a cada miembro del grupo—de esta manera, recibirás tantas copias firmadas como personas haya en el grupo.

  2. Enviar un único documento para que sea firmado por todos los miembros del grupo (por ejemplo, actas de reunión firmadas por representantes sindicales).

Todos los que reciban el documento—ya sea en un chat individual o de grupo—podrán firmarlo.

Pasos para Enviar una Solicitud de Firma Digital

1. Ve al cuadro de entrada de texto en el chat donde quieres enviar el documento.

2. Haz clic en “Acknowledge message”.

3. En la ventana que se abre:

• Sube tu documento en PDF.
• Selecciona el modo “Digital Signature”.
• Arrastra el cuadro de firma al lugar exacto donde quieres que el destinatario firme. Si eliges la opción de enviar copias compartidas del mismo documento a todos los miembros del grupo, podrás especificar dónde debe colocar su firma cada persona.
• Ten en cuenta que también puedes añadir los siguientes campos para que los destinatarios los completen al firmar el documento:
  
  • Texto: Puedes rellenar previamente este campo con un valor estático o uno dinámico (por ejemplo, el nombre y apellidos del destinatario, para que no tenga que completarlo manualmente).
  • Fecha: Puedes configurar este campo como un valor dinámico; por ejemplo, la fecha puede reflejar automáticamente cuándo el destinatario firma el documento.
  • Casilla de verificación
• También puedes elegir qué campos (texto, fecha o casilla de verificación) son obligatorios u opcionales para el destinatario.

¡Eso es todo! Tus destinatarios recibirán una indicación clara para firmar el documento dentro de la interfaz de chat.

✅ Tip: Para uso legal o de RR. HH., asegúrate de que el PDF sea definitivo y muestre claramente dónde se requiere la firma antes de subirlo.