Cómo Enviar Documentos en Bloque Usando Plantillas

La sección de Enviados en la pestaña de Documentos te permite enviar documentos personales a los empleados de forma masiva. Esto se hace creando una plantilla — una configuración reutilizable que le indica a Ommnio cómo procesar, nombrar y entregar un tipo específico de documento (nóminas, certificados de retenciones, registros de formación, etc.).

Si tu organización utilizaba anteriormente DocuBot para esto, la sección de Enviados ofrece la misma funcionalidad a través de la pestaña de Documentos. Las configuraciones existentes de DocuBot continúan funcionando, pero las nuevas plantillas deben crearse aquí.

Antes de empezar

• Necesitas permisos de administrador.
• Esto se hace desde la versión web de Ommnio.
• Asegúrese de saber qué identificador figura en sus documentos (código de empleado, número de identificación, etc.) y de que esta información coincida con la que figura en su base de datos de usuarios.

Cómo crear una plantilla

1. Ve a la pestaña Documentos.

2. En la barra lateral izquierda, seleccione Enviado.

3. Haz click en Nueva plantilla.

4. Rellena los ajustes de la plantilla:

a) Nombre de la plantilla — Un nombre descriptivo para este tipo de documento (p. ej., "Nóminas" o "Certificados de Retenciones"). Este nombre será también el nombre de la carpeta que los empleados verán en su sección Mis Documentos.

b) Destinatario del informe (opcional) — Elige a una persona o grupo que deba recibir una notificación cada vez que se use esta plantilla para enviar documentos. Por ejemplo, tu equipo de RR. HH., para que todos sepan cuándo se han entregado las nóminas mensuales. Consulta Cómo notificar a un grupo cuando se envían documentos para ver la configuración completa.

c) Formato del documento — Selecciona el formato de los archivos que vas a subir.

d) Separador de páginas — Si tu documento contiene varias páginas (p. ej., un único PDF con las nóminas de todos los empleados), activa esta opción para que Ommnio pueda dividirlo en archivos individuales por empleado.

e) Código de coincidencia — Elige el criterio que Ommnio utilizará para emparejar cada página o archivo con el empleado correcto. Si tu documento contiene el código del empleado, selecciona esa opción — pero asegúrate de que el código existe en tu base de datos de usuarios.

f) Prefijo del archivo— Define cómo se nombrará el archivo entregado al empleado. Por ejemplo,Nomina_2025_02_CODIGO generará un archivo nombrado con el año, el mes y el código del empleado.

g) Mensaje de acompañamiento — Escribe un mensaje corto que se enviará junto con cada entrega de documento (p. ej., "Tu nómina de febrero ya está disponible").

Lo que verán los empleados

Cuando envíes documentos usando una plantilla, cada empleado recibe:

• Una notificación push con el mensaje de acompañamiento y el archivo.

• El documento en su sección Mis Documentos, dentro de una carpeta con el nombre de la plantilla.

Consejos

• Nombra las plantillas con claridad. El nombre de la plantilla se convierte en el nombre de la carpeta en Mis Documentos. "Nóminas 2025" es mejor que "Plantilla 1".

• Prueba primero con un empleado. Antes de enviar a todo el mundo, realiza un envío de prueba para verificar que el código de coincidencia y el separador de páginas funcionan correctamente.

• Mantén el mensaje de acompañamiento corto. Los empleados lo leen como una notificación push en su teléfono — una o dos frases es lo ideal.