Control Horario: Cómo Configurar y Gestionar el Bot de Control Horario

El Bot de Control Horario de Ommnio permite que tus empleados fichen la entrada y la salida a través de un chat sencillo: sin aplicaciones separadas, sin geolocalización, sin fricciones. Este artículo guía a los administradores a través de la activación del bot, su habilitación por usuario, la comprensión de lo que verán los empleados y la generación de informes de tiempo.

Cómo funciona el Bot de Control Horario

El Time Tracker es un bot basado en chat dentro de Ommnio. Los empleados registran su entrada y salida pulsando un botón en una conversación con el Time Registration Bot, y el bot envía recordatorios mediante notificaciones push para que sea casi imposible olvidarlo.

Algunas cosas que debe saber antes de implementarlo:

• Sin geolocalización. Ommnio no solicita permisos de ubicación en los teléfonos de los empleados. Usted confía en que los empleados están en el lugar correcto en el momento adecuado — la ubicación no se registra. Esto es así por diseño para el cumplimiento del RGPD y porque Ommnio suele ejecutarse en dispositivos personales.
• Funciona con o sin horarios. Los botones de entrada y salida están siempre disponibles, tenga o no el empleado un horario de trabajo establecido. Los horarios pueden importarse desde sistemas externos a través de la API de Ommnio.
• Los informes se generan mensualmente. Los Administradores pueden exportar un PDF de los registros horarios de cualquier empleado desde la versión web.

Antes de empezar

• El complemento Time Tracker debe estar activo en su cuenta de Ommnio. Si no lo está, contacte con su gestor de cuenta.
• Necesita permisos de administrador para instalar aplicaciones y editar usuarios.
• Toda la configuración se realiza desde la versión web de Ommnio.

Paso 1 — Instale la aplicación Time Tracker

1. En la versión web, vaya a Configuración (el icono de engranaje).
2. Abra la pestaña Aplicaciones.
3. Busque Registro de Jornada en la lista y haga clic en Instalar. 

Una vez instalado, el bot está disponible para su organización. Todavía debe habilitarse individualmente para cada empleado que deba utilizarlo.

Paso 2 — Habilitar el Registro de Jornada para cada usuario

Para cada empleado que vaya a registrar su entrada y salida:

1. Vaya a la pestaña Usuarios en la página principal de Ommnio.
2. Haga clic en el usuario que desea habilitar. (Si es un usuario nuevo, haga clic en Añadir usuario en su lugar).
3. En la sección Registro de jornada, active la opción.
4. Guarde sus cambios:
   • Para un usuario existente, haga clic en Actualizar usuario.
   • Para un nuevo usuario, complete el resto del formulario y haga clic en Crear usuario.

Puede repetir este proceso para tantos usuarios como sea necesario, o actualizar masivamente este ajuste mediante una Importación de Excel. Solo los usuarios que tengan habilitado el Registro de jornada verán el bot en su lista de chats.

Lo que verán sus empleados

Una vez habilitado, el empleado encontrará un nuevo chat llamado Bot de Registro de Jornada en su sección de Chats. Desde allí:

• Tocan Entrada para registrar su hora de inicio.
• Tocan Salida al final de su turno.
• Reciben recordatorios mediante notificaciones push a las horas previstas.

Paso 3 — Supervisar registros horarios y generar informes

1. Abra la pestaña Registro horario.

2. Verá la lista de todos los usuarios que tienen habilitado el Registro de jornada.
3. Para descargar un informe mensual de un usuario específico, haga clic en el icono de PDF junto a su nombre.

El PDF contiene un registro detallado de todas las entradas y salidas del mes seleccionado.

Consejos

• Intégrelo con su sistema ERP o de nóminas. Si necesita los datos horarios en otro sistema, póngase en contacto con Ommnio para consultar las opciones de integración vía API.