Entendiendo la Pestaña Documentos
Una visita guiada por la pestaña Documentos: donde los empleados encuentran sus archivos, donde los equipos comparten recursos y donde los administradores envían documentos de forma masiva.
La pestaña Documentos es el lugar central en Ommnio donde se almacenan, comparten y distribuyen los archivos. Tanto los empleados como los administradores acceden a ella, pero lo que ven depende de su rol.
Este artículo te guía a través de cada sección para que entiendas dónde residen los archivos y cómo los encontrarán tus empleados.
Si tu organización utilizaba anteriormente DocuBot para el envío masivo de documentos, ese flujo de trabajo ahora reside en la sección Enviados de la pestaña Documentos. DocuBot sigue funcionando para las configuraciones existentes, pero la pestaña Documentos es la vía recomendada de ahora en adelante.
Mis Documentos
Aquí es donde cada empleado encuentra sus archivos personales — nóminas, certificados, contratos o cualquier cosa que le hayas enviado individualmente usando una plantilla de la sección Enviados.
La estructura de carpetas refleja tus plantillas. Por ejemplo, si has configurado plantillas llamadas "Nóminas" y "Certificados de Retenciones", cada empleado verá dos carpetas con esos nombres, que contendrán los archivos que han recibido.
Los empleados solo pueden ver sus propios archivos. Nadie más tiene acceso a la carpeta Mis Documentos de otro empleado.
Documentos Compartidos
Esta sección contiene archivos compartidos con equipos específicos — manuales operativos, procedimientos de seguridad, guías de incorporación o cualquier material de referencia que tus equipos necesiten consultar regularmente.
Como administrador, puedes:
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Subir carpetas y archivos que permanecen disponibles permanentemente (no se perderán en un hilo de chat).
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Establecer permisos para que solo los equipos que elijas puedan ver cada carpeta.
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Ver cuándo se compartió cada documento y con quién.
Los empleados ven solo las carpetas compartidas a las que su equipo tiene acceso.
Chats
Todos los archivos que se han compartido alguna vez en una conversación de chat se organizan automáticamente aquí, agrupados en subcarpetas con el nombre de cada conversación.
Papelera
Cuando se borra un archivo, se mueve a la Papelera y permanece allí durante 30 días antes de ser eliminado permanentemente. Esto te ofrece una red de seguridad ante eliminaciones accidentales.
Enviados (solo administradores)
Esta sección solo es visible para los administradores. Es donde creas las plantillas para enviar documentos a los empleados de forma masiva — nóminas, formularios de impuestos, certificados de formación o cualquier documentación personal.
Cada plantilla se configura una vez y puede reutilizarse cada vez que necesites enviar ese tipo de documento. Cuando envías documentos a través de una plantilla, cada empleado recibe su archivo en la sección Mis Documentos de su aplicación.
Para instrucciones paso a paso, consulta Cómo enviar documentos de forma masiva usando plantillas.